Aufgaben vom Vorstand

von

Der Vorstand ist das strategische Führungsgremium der GISA. Er plant und steuert die GISA und trägt damit die Verantwortung, dass die GISA trotz ständig ändernder Rahmenbedingungen weiterhin gut funktioniert und sich weiterentwickelt. So legt er fest, in welche Richtung sich die GISA entwickeln und welche Ziele mit welchen Ressourcen sie dazu verfolgen soll.

 

  • - Soll zum Beispiel die GISA nach dem Neubau in Affoltern weiterwachsen? Was sind Vor- und Nachteile davon?
  • - Soll die GISA in einzelnen Ressorts stärker mit anderen Genossenschaften zusammenarbeiten?
  • - Soll die GISA zukünftig weiterhin Baurechte der Stadt Zürich mit all ihren Vor- und Nachteilen nutzen?
  • - Welche Finanzpartner passen zur GISA und welche Finanzierungsmittel werden wann genutzt (Mehrjahresplanung)?
  • - Wann sollen umfassende Sanierungen geplant werden?
  • - Welchen Mieter:innen-Mix wird in den Siedlungen in 5-10 Jahren angestrebt und was für Vorgaben braucht es dafür bei Neuvermietungen? Wie kann das gesteuert werden?
  • - Sollen Mieten im Rahmen der geltenden Vorschriften angepasst werden?
  • - Wann und wie werden Genossenschafter:innen informiert und an Entscheidungsprozessen beteiligt?
  • - Wie werden gesetzliche Änderungen umgesetzt?
  • - Wo sind die grössten Risiken der GISA und mit welchen Massnahmen können sie minimiert werden?

 

Dieser kleine Auszug zeigt, dass der Vorstand viele Entscheidungen treffen muss, die Auswirkungen auf jedes einzelne Genossenschaftsmitglied haben. Entsprechend nimmt er auch immer wieder die Genossenschafter:innen-Perspektive ein und hinterfragt seine Entscheide.

 

Auf Basis dieser Entscheide legt der Vorstand die Organisationstruktur fest, z.B. welche Ressorts es gibt oder die 2018 aufgrund von Erfahrungen in der GISA und anderen Genossenschaften getroffene Entscheidung der Teilung zwischen strategischer und operativer Führung mit einer Geschäftsführung (Professionalisierung der Verwaltung, Konzentration des Vorstandes auf strategische Fragen).

 

Ausserdem sind der Vorstand und die Geschäftsführung dafür verantwortlich, dass die Gesetze, Statuten, Reglemente, Richtlinien und Vorstandsbeschlüsse eingehalten werden. Der Vorstand lässt sich regelmässig über Geschäfte orientieren und priorisiert zusammen mit der Geschäftsführung die wichtigsten Projekte des Jahres. Daneben ist er auch Arbeitgeber und als solcher verantwortlich für seine Mitarbeitenden. Vorstand und Geschäftsführung unterzeichnen zusammen die Verträge (z.B. Baurechtsverträge, mit externen Firmen, mit Behörden, etc.)

 

Typische Aufgaben der einzelnen Ressorts sind:

 

Finanzen:

  • Erarbeitung mehrjährige Budget- und Finanzierungsplanung
  • Umsetzung der Finanzstrategie im Finanzausschuss
  • Mitentscheid der Jahresendbuchungen, Abnahme der Jahresrechnung
  • Genehmigung der Mietzinsberechnungen

 

Bau, Unterhalt, IT:

  • regelmässige Begehungen mit Geschäftsführung und externen Büros zur Festlegung von Unterhaltsmassnahmen
  • Erarbeitung mehrjährige Bau- und Unterhalts- sowie IT-Strategie und Überwachung der Einhaltung
  • Kontrolle der Offerteneinholung bei umfassenden Arbeiten
  • Mitarbeit in Baukommissionen
  • Erarbeitung Grundlagen für Erneuerungen, Renovationen, Neubauprojekte
  • Organisation und Sicherstellung Einsatz aktueller IT-Mittel (Telefonie, Software, Hardware, etc.)

 

Personal:

  • Erarbeitung der Personalstrategie sowie Überwachung der Einhaltung
  • Führen von Vorstellungs-/Austrittsgesprächen samt Erstellung Arbeitszeugnissen
  • regelmässige Überprüfung Löhne

 

Recht, Mietwesen:

  • Gestaltung der Vermietungsprozesse zusammen mit der Geschäftsführung
  • Beratung der Verwaltung bei Fragen zu gesetzlichen Grundlagen oder bzgl. Vorgehen bei Mieterproblemen
  • Vertretung bei Schlichtungsbehörden
  • Unterstützung der Geschäftsführung, z.B. bei Mietvertragsänderungen

 

Kommunikation:

  • Erarbeitung Kommunikationsstrategie sowie Überwachung der Einhaltung
  • Sicherstellung Einsatz angemessener Mittel und Massnahmenvorschläge zur Verbesserung (v.a. News, Webseite - z.B. Aufarbeitung Geschichte der GISA)
  • Planung und Durchführung Anlässe (GVs, Infoveranstaltungen, Partizipationsworkshops - z.B. Leitbildworkshop)

 

Netzwerken:

  • Vernetzung mit anderen Genossenschaften, Quartier und Verband, z.B. an Quartier-, Präsidierendentreffs – immer aus Sicht: Wie gehen diese mit bestimmten Problemen um oder welche Lösungen haben sie entwickelt (von anderen lernen), Wie sind die Haltungen bzgl. gesetzlicher Änderungen?

 

Präsidium:

Das Präsidium ist in jedem Ressort konsultativ dabei. Es hat die Aufgabe, das Vorstandsgremium zusammenzuhalten, die Zusammenarbeit zwischen den Vorstandsmitgliedern sowie dem Vorstand und der Verwaltung sicherzustellen, GVs und Vorstandssitzungen zu moderieren sowie die Gesamtstrategie im Blick zu behalten und die regelmässige Dokumentation und Verbesserung der Prozesse anzustossen. Das Präsidium trägt auch externe gesetzliche oder technische Änderungen in den Vorstand hinein.

 

Jedes Vorstandsmitglied wendet neben seinem Beruf in der Freizeit für diese Arbeiten zwischen 30 bis 40 Stunden pro Monat auf. In den letzten 2 Jahren sind zudem weitere Aufwände wegen des Ersatzneubauprojekts Affoltern angefallen.

 

Zurück